《个人信息保护法》将于2021年11月1日起施行，很多企业都在咨询个人信息保护法生效后对企业有哪些影响？企业如何合法合规处理员工个人信息。本文将从什么是个人信息、企业处理员工个人信息的风险以及如何规避风险等方面，进行解析。

  个人信息是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、指纹信息、人脸信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。根据《个人信息保护法》，个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等。

  企业在招聘、在职管理、离职管理等方面，在处理员工个人信息时存在如下风险：

1、招聘中的风险

  （1）企业基于用工的需要，在招聘过程中有权了解员工与工作相关的个人信息，对员工的工作能力进行评估，但若过度收集，可能构成侵权。

  （2）企业在招聘员工的过程中，会与第三方背景调查机构合作，对一些核心岗位的员工进行背景调查，在候选人不知情的情况下展开背调，可能侵犯候选员工的个人信息。

2、在职管理中的风险

  （1）企业日常人事管理中，对个人信息负有妥善保管的义务。特别是有些企业在考勤时需要录入员工指纹、人脸识别特征打卡，这些属于个人敏感信 息，如果处理不当，存在丢失、泄漏的风险。

  （2）有些企业为了加强管理，存在通过相关技术手段定期检查员工的电子邮件、电话、公司电脑的使用情况。而员工在使用这些设备和系统的过程中，个人信息极易留存其中，企业在定期检查的过程中，可能侵犯员工个人信息。

3、离职管理中的风险

  （1）根据《劳动合同法》的相关规定，企业对离职员工的劳动合同文本要保存备案，在缺乏管控的情况下，不排除有关人员将离职员工的个人信息打包卖给猎头公司、非法调查公司等。

鉴于上述风险点，我们建议企业采取以下措施，从而合法合规的处理员工个人信息：

  1、企业应当严格限定收集员工个人信息的范围，遵循以履行劳动合同所必需的原则，避免过度收集信息。如果企业需要进一步获得员工的其他信息，特别是敏感信息（如指纹信息、人脸信息、家庭情况、医疗健康等），应取得员工的同意。

  2、企业在处理员工信息时，应书面告知员工，取得员工的签字确认，书面告知内容包括：公司名称、联系人、联系方式；个人信息处理目的、方式；处理个人信息的种类、保存期限；个人行使法律规定权利的方式、程序等。

  3、企业应采取加密、去标识化处理等手段存储员工个人信息，防止员工个人信息泄露。企业可确定专人管理员工个人信息，明确其操作权限，与其签订保密协议，定期对其进行培训，并在其离职时履行好交接手续，防止资料外泄。企业应当提前告知员工原则上不得将办公设备用于处理个人事务，并保留对员工办公设备中的信息检查、监控、存储的权力。

  4、企业在处理离职员工的个人信息时，对需要保存的劳动合同文本，应考虑是否予以分类并单独存储，对已到期或不再需要存储的个人信息，在满足相关法律规定的情况下删除。

  5、企业应建立个人信息处理制度，制度中应包括：个人信息保护组织机构的设立，该机构与机构人员责任；个人信息收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等管理的规定；个人信息保护监察的规定；违反个人信息保护制度的处罚规定等。

  6、企业应建立安全事件应急预案，如果发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的，个人信息处理者应当立即采取补救措施，并通知履行个人信息保护职责的部门和个人。

注：本文仅代表机构观点，不代表本平台观点，欢迎大家进行交流讨论。

来源：江苏昊强律师事务所介绍

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韦丽媛

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